Ajankäytön hallinta

 

Aikaa meillä kaikilla on täsmälleen saman verran: 24 tuntia vuorokaudessa. Aikaa ei voi hallita, mutta sen käyttöä voi. Työssäni yrittäjien kanssa olen havainnut, että monella yrittäjyydestä haaveilevalla yksi motiivi yrittäjyyteen on ajankäytön vapautuminen. Kukaan toinen ei enää päätä työpäivän sisällöstä, pituudesta tai lomien ajankohdasta. Perheelliset näkevät mielessään mahdollisuuden lyhyempiin työpäiviin ja lomiin silloin kun lapset ovat lomalla koulusta. Jo yrittäjänä toimivat, jotka yrittäjyys on jo imaissut mukaansa, saattavat haaveilla siirtymisestä taka-alalle ”luovaksi johtajaksi” eli kehittämistehtäviin. Pitkien päivien puurtaminen saa ihmisen unelmoimaan muutoksesta oli työntekijä tai yrittäjä.

 

Missä välissä!?!? Moni yrittäjä haluaisi joko kloonata itsensä tai tuplata vuorokauden tuntimäärän.  Kiireen merkkejä vilisee siellä täällä: puoliksi juodut kahvikupit, autossa syödyt lounaat… Yrittäjä voi ainakin teoriassa hallita  työpäiviään – tietyssä määrin. Sinne voi merkitä tietyille yrityksen toiminnoille varattuja ajankohtia, mutta tosia-asia taitaa olla se, että kun tulee pakottava tarve, nuo etukäteismerkinnät väistyvät. Olen kuullut yrittäjän siirtävän häitään kun hänen kauan havittelemansa asiakas on ollut viimein hyppysissä.  Toisaalta yrittäjyyteen kuuluukin se, että on kunnioitettava asiakkaiden rytmiä.  Jokaisella toimialalla on tietyt sesonkialat ja silloin kun asiakkaat ovat ostohousut jalassa, olisi hulluutta olla palvelematta heitä. Usein yrittäjän on tehtävä 12 kuukauden myynti lyhyemmässä ajassa, esim. 9 kuukauden aikana. Loma-aikojen tienestit ja myös yrityksen kulut on ansaittava etukäteen. Tämä on yritystoiminnan ajanhallintaa isossa kuvassa. Päivittäisessä ajanhallinnassa kyse on itsensä johtamisesta. (kuva: Shutterstock)

 

Moni yrittäjä kokee olevansa liian kiireinen. Valtava työn määrä ei välttämättä kuitenkaan näy tilipussissa. Ja vaikka näkyisikin, jatkuvaan kiireeseen perustuva yritystoiminta ei ole kestävällä pohjalla, sillä kukaan ei yksinkertaisesti jaksa paahtaa aina täysillä. Liiallinen kuormittuminen johtaa pahimmillaan yrittäjän romahtamiseen ja sitä kautta myös yritystoiminta kärsii tai jopa lakkaa. Yrittäjän omaan hyvinvointiin satsaaminen on investointi siinä missä mihin tahansa muuhunkin yrityksen tuottavuuden parantamiseen vaikuttava panostus.

Miksi yrittäjän työpäivät sitten ovat niin kiireisiä? Aikasyöppöjä on lukuisia. Tässä muutamia esimerkkejä:

  • Täydellisyyden tavoittelu ja ylilaadun tuottaminen.
  • Liian tiukat (itse asetetut) säännöt ja lupaukset.
  • Viivyttely ja prokrastinaatio.
  • Väärät valinnat ja niihin liian hidas reagoiminen.
  • Liiallinen kiltteys ja jämäkkyyden puute. Ei osata sanoa ei, vaikka ei ehditä tekemään. Ei osata sanoa ei, vaikka asiakkaan toive ei ole omaa ydinbisnestä. Ei kieltäydytä, vaikka ei osata tehdä, vaan opetellaan tekemään ja se jos mikä on hidasta.
  • Halu palvella kaikkia, myös kannattamattomia asiakkuuksia.
  • Liian täyteen tupattu kalenteri, joka ei salli muutoksia. Tällöin yrittäjä joustaa yöunistaan.
  • Jatkuvat keskeytykset ja toimimattomat prosessit.
  • Vaatimattomuus, jolloin ei kehdata pyytää kunnon hintaa. Luullaan, ettei asiakas osta kuin halvimman hinnan perässä.
  • Toiminta liian kilpailulla markkinalla, joka johtaa hinnanpolkemiseen. Oma ylivertainen kilpailuetu ei ole kirkkaana mielessä.
  • Näköalattomuus, jolloin yrittäjä touhuaa arjen kiireessä näperrellen, eikä näe mahdollisuutta toiminnan kehittämiseen. Yrittäjä on ikäänkuin jumissa, eikä osaa viedä toimintaa seuraavalle asteelle.
  • Ei osata kyseenalaistaa omia totuttuja toimintatapoja, edes yritystoiminnan kasvaessa, jolloin siirtymä ammatinharjoittajasta esimieheksi ontuu: tuloksena on huonosti johdettu yritys ja ylikuormittunut yrittäjä.
  • Hötkyily ja sinkoilu sinne tänne. Sinkoilun syynä ovat usein priorisointiongelmat.
  • Ajan tuhlaaminen epäolennaiseen, kuten luottamustehtäviin, liien monien verkostojen ylläpitoon ja kissanristiäisiin, sekä sosiaaliseen mediaan. Liian monen kanavan seuraaminen ja monessa mukana oleminen ilman hyötymittaria.
  • Puutteellinen osaaminen ja vaillinainen tieto. Tunnetaan oma ammattiala, muttei liiketoiminnan lainalaisuuksia.
  • Luottamuspula:”Vain minä osaan tehdä tämän”. Tällöin delegointi on täysin mahdotonta.
  • Virheelliset käsitykset: “Vain meidän toimialalla on näin vaativaa ja erityistä”.

 

Jos olisi enemmän aikaa, mihin yrittäjät ajan käyttäisivät? Mistä yrittäjät unelmoivat? Aika harva pienyrittäjä on laatinut strategiaa tai asettanut liiketoiminnalleen pitkän tähtäimen tavoitteita. Harvan ammatinharjoittajan yritys on eläköitymisen yhteydessä aidosti myyntikunnossa. Kovin moni ei haaveile etelän lämpöön muuttamisesta tai sapatille vetäytymisestä. Jos motiivina yrittämiseen ei ole raha tai taloudellinen riippumattomuus, mikä sitten? Yleensä vain halutaan tehdä sitä mistä tykätään ja mitä on totuttu tekemään. Lisäksi halutaan ilahduttaa asiakkaita. Yrittäjyys itsessään antaa niin paljon kicksejä, ettei ole tarvetta radikaalista elämänmuutoksesta haaveiluun. Yrittäjät pitävät yrittämisestä! Tavoite saattaa olla nöyrä: “Jos joskus pääsisi vähän helpommalla tai olisi jälkipolvi pääsisi helpommalla.” (kuva: Shutterstock)

Vaikka yrittäminen on mielekästä, sitä ajautuu helposti tilanteeseen, jossa työtä on liikaa muutoinkin kuin hetkellisesti. Kun työtä on jatkuvasti liikaa, on syytä pysähtyä pohtimaan syitä. Yrittäjän kannattaa käydä läpi ainakin nämä asiat:

 

Millaisiin asioihin kuluu jatkuvasti liikaa työaikaa?

  • Osalla yrittäjistä esimerkiksi edestakaisin ajaminen (esim. materiaalien tai työkalujen hakeminen) lohkaisee jatkuvasti työaikaa ja keskeyttää varsinaisen työn.
  • Eräs yrittäjä kertoi, että hän laatii illat pitkät tarjouksia asiakkaiden tarjouspyyntöihin, mutta harva tarjous kotiutui, sillä hän ei kontaktoinut näitä potentiaalisia asiakkaita esitelläkseen tarjouksia. Hän toisin sanoen jätti myyntityön kesken ja tarjousponnistelut olivat täysin turhaa työtä.
  • Monella yrittäjällä tilausprosessi on turhan monimutkainen. Jokaisen asiakkaan kanssa on käytävä läpi samat asiat kerta toisensa jälkeen. Myös liiallinen kustomointi ja räätälöinti turhan pienissä tilauksissa voi olla aikasyöppö, joka vie vähäisenkin katteen.
  • Tilausmäärät tilausta kohden saattavat olla liian alhaisia. Moni yrittäjä siirtyykin jossakin vaiheessa yritystoimintaa yksityisasiakkaista yritysasiakkaisiin juuri sen vuoksi, että yksityisasiakkaiden kanssa asiointi koetaan hankalaksi verrattuna suoraviivaiseen ammattiostajaan, joka ostaa suuren määrän kerralla. Yksityishenkilöille voidaan asettaa minimiosto. Esimerkiksi kodinhoitopalvelua myyvä yrittäjä saattaa asettaa minimiostoksi yhden tunnin, sillä vartin keikkoja ei ole kannattavaa tehdä siirtymien vuoksi.
  • Hallinnolliset työt, kuten organisointi, tarjoukset, laskuttaminen ja seuranta kuuluvat osaksi yrittäjyyttä, mutta moni yrittäjä ei silti sisällytä näitä varsinaiseen työpäiväänsä, mitä jaksan ihmetellä kerta toisensa jälkeen. Kun yrittäjä viettää tietokoneen äärellä toisen työvuoron varsinaisen ydintyönsä lisäksi ilta- ja yöaikaan, on syytä pohtia, miten taakkaa voisi keventää. Väsyneenä ei kannata muutoinkaan tehdä tarkkuutta vaativia asioita, kuten eurojen pyörittelyä. Pilkkuvirhepaholainen tarjouksessa saattaa koitua kohtaloksi.
  • Tukitoimet, jotka eivät ole yrityksen varsinaista ydinliiketoimintaa, kuten tavaroiden nouto ja toimittaminen, siivous jne. Kaikki nämä vievät aikaa varsinaiselta laskutettavalta työltä. Yrittäjä unohtaa turhan usein, että hänen oma työaikansa on kalleinta aikaa koko yrityksessä. Vaikka hän olisi yksinyrittäjä, hänen ei kuulu tehdä kaikkia toimintoja yrityksessään.

 

Moni pienyrittäjä tuottaa huippulaatua alhaisella hinnalla, jolloin on kyse ylilaadun tuottamisesta. Optimi laatutaso ei ole aina markkinoiden paras, vaan sopivan laadukas siihen nähden, mitä asiakas odottaa ja josta hän on myös valmis maksamaan. Kun asiakas tekee ostopäätöksiä, hän puntaroi saako rahalleen vastinetta. Sama valinta tehdään oli kyse muropaketista tai auton hankinnasta. Ostopäätöksiä perustellaan järkisyillä, vaikka tunne ratkaisee.  Kun asiakas kokee saavansa hyvää laatua kohtuuhintaan, tämä johtaa pienellä yrittäjällä usein kysynnän kasvuun ja sitä kautta kalenterin täyttymiseen. Tällöin yrittäjän kannattaa harkita hinnankorotusta! (kuva: Shutterstock)

 

Mistä työn keskeytykset johtuvat?

  • Eräs yrittäjä kertoi, että hänen päivänsä kuluvat lähinnä tulipalojen sammutteluun. Hänellä oli rakennustyömaillaan työnjohtaja ja useita työntekijöitä, mutta silti asiat henkilöityivät yrittäjään. Oli työntekijöiden, asiakkaiden tai päämiesten asia pieni tai suuri, kaikki yhteydenotot tulivat aina yrittäjälle itselleen. Hän oli joutunut asemaan, jossa katui yritystoimintansa kasvattamista, sillä nyt hän ei enää edes tiennyt mitä milläkin työmaalla oikeasti tapahtui, mutta joutui silti vastaamaan itse kaikesta. Yrittäjä koki, etteivät työntekijät osanneet toimia itsenäisesti, vaan hän joutui aina loppukädessä huolehtimaan kaikesta, jotta asiat tulivat tehdyksi. Työntekijät myös kysyivät asioita, joissa heidän olisi pitänyt kääntyä työnjohdon, eikä omistajan puoleen. Tällaisessa tilanteessa yrittäjältä vaaditaan muutosjohtamisen taitoja. Mikäli yrityksessä on vastuutyöntekijöitä, onko heillä todellakin valtaa ja vastuuta? Ja myös esimiesosaamista? Osaako yrittäjä itse irroittautua käytännön työstä ja siirtyä johtajaksi vai pitääkö hän luottamuspulassa kiinni asenteesta, että hänen on tiedettävä kaikki asiat yksityiskohtia myöden? Tässä tilanteessa hyvä kysymys on, että minkä tason asioita yrittäjä hoitaa itse?
  • Monessa yrityksessä esimerkiksi nopea kasvu tai liian suuri tilaus johtaa paniikkisinkoiluun, koska ennakointi jää tekemättä. Päivittäisen työn suunnittelulla voitaisiin ennaltaehkäistä lukuisia virheliikkeitä, oli kyse sitten työstä, materiaalista tai koneita ja laitteista. Osalle toimialoista sopii kuukausitason suunnittelu, osalle viikkotason ja monelle myös päivittäinen. Ellei tiedetä mitä on tehtävä, mihin mennessä ja miten, kaaos on valmis.
  • Asiakkaat on opetettu liian nopeaan palveluun. Asiakkailla vaikuttaisi olevan aina kiire ja joskus yrittäjä on asettanut jopa itselleen laatutakuuna äärimmäisen nopean toimitusajan. Jos töitä ei pysty aikatauluttamaan tai asettamaan tärkeys- tai kiireellisyysjärjestykseen, kaikki uudet tilaukset sekoittavat pakkaa. Pahimmillaan jokainen uusi tilaus aiheuttaa paniikin, joka sekoittaa aiempien toimitukset.
  • Pienikin yritys saattaa tarvita projektinhallinnan ohjelmaa tai toiminnanohjausjärjestelmää. Kun yrittäjän päänuppi alkaa kuormittua, asiat unohtuvat. Pahimmillaan yrittäjä saattaa jopa unohtaa laskuttaa. Koska lähes kaikki työt ovat jonkinasteisia projekteja ja niitä on samanaikaisesti monta, kannattaa hyödyntää tarjolla olevat ohjelmat, joita löytyy varmasti jokaiselle kukkarolle ja käyttäjälle. Mikäli organisointi ei ole hallussa, työn keskeytykset ovat varmoja!
  • Viestintä on ikuinen ongelma niin pienissä, kuin suuremmissa organisaatioissa. Moni yrittäjä harmittelee, ettei voi keskittyä työhönsä, sillä puhelin soi ja sähköpostia tulvii. Jotkut yrittäjät jopa pakoilevat työpaikkaansa, jotta saisivat edes joskus tehdä edes jonkin asian rauhassa työntekijöiltään ja asiakkailtaan. Viestinnän runsauden vuoksi lomat eivät ole lomia ja yrittäjä kuormittuu. Eräs yrittäjä totesi, että yritystoiminnan kasvaessa hän totesi, että hänen ainoa tehtävänsä on olla tavoitettavissa. Viestinnän suhteen on aina parannettavaa. Mikäli viestien sisältö on aina ikävä, voisiko viestintää yrittää korjata etupainotteiseksi? Ongelmiin on helpompaa puuttua ennakoiden (“Tapa hirviö kun se on vielä pieni”).

 

“Asiakas on henkilö, jolla on tilapäisesti minun rahaani taskussaan”. Yrittäjiä saatetaan pitää ahneina, koska hehän laskuttavat asiakkaita. Yritystä on aina pyöritettävä asiakkaiden rahoilla – ei yrittäjän omilla. Harva yrittäjä kuitenkaan tietää todellista katettaan. Jos kaikille myydään samalla hinnalla, saatetaan olettaa, että kaikki asiakkaat ovat samanarvoisia. Tosiasia kuitenkin on, että moni asiakkuus saattaa olla jopa kannattamaton. Yrittäjän kannattaa seurata asiakkuuksiaan ja erinäisiä mittareita, kuten asiahankinnan hinta, tilaus-toimitusprosessin hinta, reklamaatioiden määrä ja niihin liittyvät korjaukset hintoineen ja uusintaostojen määrä ja hinta. (kuva: Shutterstock)

 

Yrityksen perustajan elämä on täynnä yllätyksiä ja uuden opettelua. Monen pidempään toimineen yrittäjän arki pyörii kuitenkin lopulta aikalailla samaa rataa, vaikka se koetaankin ennakoimattomaksi. Kun yritys on toiminut useamman vuoden, toimialan vuodenkierto alkaa tulla tutuksi. Yrittäjä oppii luottamaan, että hiljaisen ajan jälkeen liiketoiminta kyllä taas vilkastuu. Yrittäjä oppii, milloin kannattaa tehdä markkinointiponnisteluita ja miten markkinointi valjastetaan myynnin työvälineeksi. Hän oppii siihen, etteivät asiakkailta laskutetut arvonlisäverot olekaan omaa rahaa, ja hän oppii tekemään hankinnat oikea-aikaisesti. Alkuvaiheen paniikki rauhoittuu, kun huomataan, että kyllä asiakkaita riittää ja monella huoli asiakkaiden riittämättömyydestä kääntyykin liian suureksi asiakasmääräksi eli ajankäytön ongelmaksi.

 

Yrittäjä voi pyrkiä hallitsemaan aikaa esimerkiksi näillä keinoilla:

  • Jos on tiedossa, että joka viikko tulee paniikkitilanteita uusien tilausten tai kiireellisten pyyntöjen vuoksi, on niille varattava tilaa. Jos kalenteri on aina 100% täynnä, paniikki tulee toistumaan 100% varmasti, koska kalenteri ei salli poikkeamia. Poikkeamathan eivät tässä tapauksessa ole oikeasti poikkeamia vaan jo etukäteen tiedossa olevia, joten ne tulee huomioida. Kalenteri tulee täyttää esim. 60%:sesti, jolloin siellä on 40% tyhjää. Tämä tyhjä aika käytetään juuri niille kiireellisille paniikkitilauksille ja -toiminnoille, jotka sekoittavat muutoin aina kalenterin.
  • Minne sitten siirretään 40% töistä, jotta saadaan vapautettua tilaa kalenterista? Yrittäjän tulee pohtia, mitkä työt hänen on pakko tehdä itse ja mitä hän voi ulkoistaa. Ulkoistaminen voi olla ostamista toiselta yrittäjältä, vuokratyöntekijä, kevytyrittäjä tai palkattu työntekijä. Ulkoistaa voi niin ydintoimintoja kuin tukitoimintojakin. Moni yrittäjä ulkoistaa kirjanpidon ja kotisivujen tekemisen, mutta ulkoistaa voi loppukädessä lähes mitä vain. Ja parhaimmillaan ulkoistaminen on tuottoisaa! Esimerkiksi jos yrittäjä tekee itse jotakin, joka ei ole hänen ydinosaamistaan, hän kuluttaa siihen kallisarvoista työaikaansa, mutta tekee tämän toiminnon lisäksi huonosti. Jokaiseen toimintoon löytyy oman alansa ammattilainen, joka tekee toiminnon nopeammin ja tuottavammin. Ja kyllä, se maksaa, mutta myös säästää yrittäjän työaikaa tuottavaan työhön. Ja lopputulos on usein parempi, aivan sama miltä kannalta sitä tarkastelee.
  • Kannattaa käydä läpi kaikkien tuotteiden/palveluiden kate, sillä joukossa on suurella todennäköisyydellä täysin kannattamattomia tuotteita. Niistä luopuminen vapauttaa aikaresursseja. Toki yrittäjän on käytettävä pelisilmää, sillä kannattamaton tuote saattaa olla houkutin kannattavan tuotteen ostamiseen. On kuitenkin muistettava, ettei pelkän liikevaihdon tekemisessä ole järkeä, vaan yrityksen on tehtävä tulosta. Liian suuri tilausten määrä suhteessa tulokseen kielii ylilaadusta, jolloin kannattaa nostaa hintaa. 
  • Käy läpi asiakkaasi järjellä, älä tunteella. Jos asiakas vie enemmän kuin antaa, eikä potentiaalia kannattavampaan asiakassuhteeseen ole näkyvissä, luovu asiakkaasta. Edellä mainittu hinnannosto on yleensä oivallinen keino luopua pelkän halvan hinnan perässä juoksijoista.
  • Asiakkaita voi opettaa ja kannustaa toimimaan tietyllä tavalla. Eräässä yrityksessä oli valtava ongelma, että asiakkaat tekivät tilauksensa aina kiireellisinä saman työpäivän aamuna ja odottivat, että heiltä ostettu palvelu olisi päivän päätteeksi valmis. Tämä aiheutti jokaisena päivänä kaaosta yrityksessä. Tämä oli kuitenkin vain totuttu toimintatapa. Asiakkailla oli oma tarve tiedossaan jo hyvissä ajoin, he vain tekivät tilaukset liian myöhään. Tällaisessa tilanteessa asiakasta olisi voinut kannustaa etukäteistilaukseen ja ajanvaraukseen, ja myös palkita tästä esim. edullisemmalla hinnalla (tai rangaista kiireellisestä tilauksesta kalliimmalla hinnalla, joka johtaa siihen, että asiakkaat oppivat hyvinkin nopeasti tilaamaan etukäteen). Lisäksi tilausprosessi oli aikaa vievä. Selkeä ja helppokäyttöinen sähköinen tilausjärjestelmä helpottaisi niin asiakasta kuin yritystä.
  • Hinnan ei tarvitse olla kaikille sama muunlaisessakaan liiketoiminnassa. Pienten kertatilausten kappalemääräinen hinta saa (ja pitää) olla kalliimpi kuin suurten. Joillakin toimialoilla käytetään aloitusmaksua, koska tilauksen aloittamiseen kuluu aina saman verran kustannuksia oli kyse yhdestä tuotteesta tai tuhannesta. Myös kaikenlaisen räätälöinnin ja kustomoinnin on lisättävä hintaa. Ellei näitä ole sisällytetty hintaan, on osa työvaiheista tai toiminnoista siirrettävä asiakkaan itsensä tehväksi. Tuotteistainen on tärkeä osa kannattavaa liiketoimintaa.
  • Oikea hinnoittelu on tärkeää. Hinnalla on suurempi merkitys kannattavuuteen, kuin myynnin määrällä. On varottava turhia alennuksia ja hinnanpyöristyksiä. Hintoja on voitava korottaa, sillä omat yritystoiminnan kustannukset kasvavat vuosi vuodelta. Vuosittaisen hinnankorotuksen on oltava vähintään 2-3% luokkaa.

 

Kuten moni muukin pienyrittäjä, olen ollut itsekin erittäin kiireinen koko kuluneen vuoden. Viimeisen puolen vuoden ajan olen listannut puhelimen muistikirjaani työtehtäviä, jotka voisi tehdä joku toinenkin. Näin olen saanut samalla muodostettua selkeän työnkuvan  tulevalle työparilleni eli assistentille. Näiden toimien siirtämisellä vapautan merkittävästi työaikaa muihin tehtäviin, sillä useammat kädet toki tekevät enemmän töitä. Pahimmillaanhan yrittäjä toimii itse yritystoimintansa kehittymisen pahimpana tulppana, kun taas toimiva tiimi vie yritystoimintaa seuraavalle asteelle. Tutkitusti parhaiten menestyvät sellaiset yritykset, joiden johdolla on aikaa kehittämiselle! (kuva: Shutterstock)

 

Sitä sanotaan, että yritystoiminta ilman päämäärää on ajelehtimista. Ajankäytönhallinnan oppaissa neuvotaan usein, että aseta jokaiselle työpäivällesi yksi ainoa tavoite, joka on pakko toteuttaa. Ja se myös toteutetaan eli mikään ei mene tämän asetetun tavoitteen yli. Tämä onkin oivallinen neuvo, joskin vaatii itsekuria ja ymmärrystä siitä, mitkä asiat ovat tärkeimpiä ja mitkä voivat odottaa. Asioiden tärkeysjärjestyksen hämärtyminen on yrittäjillä erittäin suuri ongelma. Kaikki asiat eivät kuitenkaan ole tärkeitä. Eisenhowerin matriisi lienee tunnetuin työväline asioiden tärkeysjärjestykseen saattamiseen. Matriisi on nelikenttä, jossa lohkot ovat:

  1. Kiireelliset
  2. Tärkeät
  3. Kiireelliset, mutta ei niin tärkeät
  4. Tärkeät, mutta ei kiireelliset

Ideana on, että:

  • Yrittäjä listaa ensin kaikki toimet, joita hänen on tehtävä. Siis aivan KAIKKI! Listasta saattaa tulla melkoisen pitkä. Oli kyse perintälaskun lähettämisestä, kannettavan tietokoneen työpöydän tyhjentämisestä, hinnaston uusimisesta, uuden laturinjohdon ostamisesta, vanhoille asiakkaille soittamisesta tai toimitilan kattorännien puhdistamisesta tai työntekijän rekrytoimisesta listaan kirjoitetaan kaikki tulevat toimet, jotka ovat mielen päällä ja tiedossa.
  • Tämän jälkeen yrittäjä merkkaa listaansa K= kiireellinen eli toimet, jotka on tehtävä todella pian niiden asioiden kohdalle, jotka ovat esimerkiksi lähestyviä deadlineja tai muutoin kriittisiä toimia.
  • Sitten merkitään listaan T = tärkeät eli toimet, jotka ovat liiketoiminnan kannalta olennaisia. Näitä ovat usein kehittämistyöt, kuten työntekijän palkkaaminen, investoinnin kannattavuuden laskeminen, kotisivujen uusiminen tai verkkokaupan rakentaminen. Nämä ovat todella tärkeitä, mutta näiden ei välttämättä tarvitse olla valmiina vielä huomenna.
  • Tämän jälkeen listasta poimitaan K & T eli kiireelliset ja tärkeät. Näiden tekemistä ei voi lykätä ja näille on järjestettävä aikaa, sillä tekemättä jättäminen olisi uhka liiketoiminnalle. Nämä ovat kiireellisyysjärjestyksessä ensimmäiset ja ne on tehtävä heti pois alta.
  • Jäljelle jääneet T-merkinnät eivät näin ollen ole kiireellisiä. Koska ne ovat kuitenkin tärkeitä, näille on merkittävä aikaa kalenteriin ja näitä tehdään pitkin vuotta tasaisesti. Tämä on juuri sitä aikaa, joka erottaa menestyvät yritykset ei menestyvistä!
  • Jos listassa oli tehtäviä, jotka olivat kiireellisiä, mutta ei tärkeitä, nämä delegoidaan. Ne voi tehdä joku toinenkin, kuin yrittäjä itse. Yrittäjän tulee keskittyä itse vain tärkeisiin toimiin.
  • Jäljelle jääneet tehtävät, jotka eivät saaneet K-, eikä T-merkintäjä, poistetaan kokonaan. Ne yksinkertaisesti eliminoidaan tehtävälistasta. Ne ovat kalenterintäytettä, jolla ei ole todellista merkitystä liiketoiminnalle. Näitä ovat kannattamattomien asiakkaiden kanssa vietetty aika, turhat kissanristiäiset jne.

Ongelma matriisityöskentelyssä on se, että ellei yrittäjä pysty hahmottamaan, mitkä to do-listan toimista ovat oikeasti tärkeitä tai kiireellisiä, hän ei osaa laittaa asioita tärkeysjärjestykseen, eikä myöskään osaa pudottaa mitään listaltaan pois. Kannattaa kuitenkin kokeilla matriisin käyttöä, sillä jos se auttaa pudottamaan turhia aikasyöppöjä pois tai saa yrittäjän pakottautumaan keskittymään elintärkeisiin asioihin, se maksaa vaivan.

 

”Ihmisen valitsee sellaista, minkä kokee tärkeäksi. Toisin sanoen hänen valintojaan ohjaavat hänen arvonsa.” Tommy Hellstenin viisaita sanoja lainatakseni ajankäytössä kyse on lopulta arvoista. Työtä ja omaa yritystä arvostetaan toisinaan enemmän kuin elämän muita osa-alueita. Olen monet kerrat pohtinut, että jos yrittäjät panostaisivat yhtä suurella intohimolla perhe-elämäänsä tai lapsiinsa, Suomi voisi olla onnellisempi maa. Mutta asia ei ole mustavalkoinen, sillä yrittäjyyteen liittyy paitsi elinkeino, myös oma identiteetti. Miten muuttaa jotakin sellaista, jota on hartaasti rakentanut ja jossa on ikään kuin liikaa paukkuja kiinni? Miten arvottaa arjen valintoja, kun on samanaikaisesti kamppailtava itsestä huolehtimisen, perhearjen, asiakkaiden ja yrittäjyyden vaatimusten kanssa? (kuva: Shutterstock)

 

Arvot ovat jossakin syvällä ihmisessä, mutta arjen kiireessä oikeasti tärkeimmät arvot saattavat ikään kuin hukkua jalkoihin ja unohtua. Miten kirkastaa itselle tärkeät arvot? Tunnereaktioiden aikaansaaminen toimii joidenkin yrittäjien kohdalla. Ajankäytön koulutuksissa saatetaan kirjoittaa muistopuheita itselleen. Eräässä Starttivalmennuksen esimieskoulutuksessa Jukka Kataja herätteli pienyrittäjien toimitusjohtajia monin eri metodein ja yksi niistä oli tämä: Mistä asioista haluan tulla muistetuksi omissa hautajaisissani? Kukaan tuskin kirjoittaa muistopuheeseensa, että “olin pidetty äiti ja puoliso, koska tein niin pirusti töitä, eikä minua juuri näkynyt kotona”. Tällainen harjoitus saattaa saada ajattelemaan asioita lähipiirin kannalta. Muistopuheen voi kirjoittaa puolison, ystävän silmin ja lapsen silmin,  sekä myös omien vanhempien kynästä. Kun olet kirjoittanut muistopuheet, pohdi mitä asioita on muutettava, jotta elät oikeasti sellaista elämään kuin haluaisit. Palaa muistopuheisiin esim. 3kk välein tai kaksi kertaa vuodessa, ja käy läpi, oletko oikeasti tehnyt vaadittavia muutoksia. Omaisten silmin yrittäjyys saattaa näyttäytyä pakkomielteisenä työnarkomaniana. Yrittäjä ei välttämättä itse ymmärrä, miksi ja miten hänen työskentelynsä ja yrittäjyytensä häiritsee muita. Vertaan tätä itse tilanteeseen, että alkoholismikaan ei ole ongelma alkoholistille itselleen, vaan lähipiirille.

 

Mieli ry:n ajankäytön ja jaksamisen koulutuksessa todettiin, että arvot näkyvät kalenterista. Samaisesta tilaisuudesta kuultua: Bronnie Ware on kirjoittanut siitä, mitä saattohoitopotilaat katuvat. Yhtenä katumusta aiheuttavana asiana on oman unelmansa työntäminen sivuun. Toisaalta liika työnteko, vaikka se olisi tehty läheisten hyvinvoinnin vuoksi, kaduttaa myös. Olisi haluttu jälkeenpäin ajatellen antaa aikaa, eikä tehdä rahaa. (kuva: Shutterstock)

 

On varmasti yrittäjän persoonasta, elämäntilanteesta, taloustilanteesta, toimialasta, yrityksen elinkaaresta ja monesta muustakin tekijästä riippuvaista, millaiset mahdollisuudet yrittäjällä on lähteä järkeistämään palettiaan. Miten elefantti syödään? Pieninä palasina. Oli kyse kannattavasta liiketoiminnasta, urheilusta, painonhallinnasta tai mistä tahansa tavoitteellisesta toiminnasta, suuren tavoitteen pilkkominen pienemmiksi, saavutettavissa oleviksi osatavoitteiksi on tärkeää. Koska aikaa ei voi hallita ja sitä on aina rajallisesti, on hallittava yrityksen eri toimintoja – ja omaa mieltään. Yrittäjä on loppukädessä vastuussa kaikesta; myös siitä, miten ja mihin aikansa käyttää. Yrittäjyys on onneksi siitä mukava taiteenlaji, että yritys ei ole koskaan valmis eli jokainen päivä on uusi mahdollisuus tehdä asioita toisin. Yksi keskeisimmistä ajankäyttöön vaikuttavista asioista on se, että yritystoiminnassa keskitytään tekemään tuottavia asioita

 

Jaa artikkelia

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Kommentit

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *