Pienen yrityksen kassanhallinta

 

Otsikon mukaista teemaa käsiteltiin juuri yrittäjän ammattitutkinnon koulutusillassani. Sen innoittamana nostan teeman esille myös blogissani. Kassanhallinnalla tarkoitan yrityksen rahan riittävyyden suunnittelua. Oli yrityksen toimiala mikä tahansa, on liiketoiminnassa tietyt sesongit ja hiljaiset, tai jopa kuolleet ajankohdat. Rahaa ei tule tasaisesti, mutta kulut ovat usein liiankin tasaiset. Miten yritys selviää huonojen kuukausien yli? Kassanhallinta on yksi tärkeimmistä asioista, joiden pohtimiselle yrittäjän tulisi suoda hetki jos toinenkin, sillä liian moni yrittäjä painii maksuvaikeuksien kanssa. Ja vaikka liiketoiminnassa olisi hyviä hetkiä, tilanne voi muuttua nopeasti.

 

Pikakertaus liiketoiminnan termistä “kassa”: Kassalla tarkoitetaan yritysten kielenkäytössä käytettävissä olevaa rahaa. Raha voi olla käteistä tai pankkitilillä olevaa. Kassa ei siis tarkoita fyysistä kassakonetta, ja sen lippaassa olevaa rahaa. Tällöin voitaisiin puhua käteiskassasta. (kuva: Pixabay)

 

Kassabudjetti

Kassanhallinnassa kaiken a & o on etukäteissuunnittelu ja hyvä työkalu siihen on kassabudjetti. Budjetista on tietenkin hyötyä vain mikäli se otetaan käyttöön yrityksen arjessa talouden suunnittelun työkaluna. Kassabudjettiin löytyy valmiita pohjia esim. Yritystulkista ja Yritystutkimukselta.

Kassabudjetin tarkoituksena on:

  • ennakoida epätasaisia tuloja
  • ennakoida maksuja
  • toimia budjettina tulevalle ajanjaksolle (yleensä tilikausi)
  • ennakoida tilauksia
  • laskutuksen suunnittelu
  • investointien ja hankintojen ajoittaminen
  • ennakoida rahoitustarpeita
  • ennen kaikkea antaa yrittäjälle tietoa siitä, onko yrityksen tilillä riittävästi rahaa laskujen maksamiseen

Kassabudjetin ideana on, että yrittäjä kirjaa yrityksen tulevan vuoden/tilikauden ennustetun myynnin ja ennustetut kulut mahdollisimman tarkasti sille kuukaudelle, mille ne todellisuudessa kohdentuvat. Kun joissakin laskelmapohjissa käytetään vain vuositason summia, kassabudjetissa viilataan pilkkua ja kirjataan esimerkiksi syyskuussa tehdyn työn ja laskutetun summan kotiutuminen lokakuulle eli sille kuukaudelle, kun raha oikeasti tulee yrityksen tilille.

 

Monet yrityksen laskuista ovat toistuvia ja näin ollen helposti ennakoitavia. Esimerkiksi jäsenmaksut, vakuutukset tai vaikkapa Finnveran lainanlyhennykset ovat ennustettavissa. Silti ne tuntuvat tulevan yrittäjille yllätyksenä. Kun jaksaa käyttää päivän kassabudjetin laatimiseen, kulujen seuranta ja ennustaminen on paljon helpompaa, eivätkä laskut pääse yllättämään. Kassabudjetista on nähtävillä yhdellä silmäyksellä, milloin mikäkin lasku tulee maksaa.

 

Mikäli yrityksellä on aikaisempia tilikausia, sieltä saa suuntaa-antavia lukuja, mutta on syytä muistaa, että kassabudjetin täyttäminen on seuraavan tilikauden ennustamista. Ellei edeltävä tilikausi ollut aivan huippuvuosi ja taloudellisesti erinomaisen kannattava, ei yrittäjän kannata kopioida lukuja suoraan, vaan pohtia, missä kuluissa voisi nipistää ja miten myyntiä tai katetta saataisiin lisättyä.

 

Kassabudjetti on yleensä muutaman välilehden sisältävä Excel-taulukko. Apua kassabudjetin täyttämiseen voi pyytää kirjanpitäjältä, yritysneuvojalta tai omalta yrittäjyyden kouluttajalta. Starttivalmennuksen yrittäjäkoulutuksissa laaditaan omalle yritykselle kassabudjetti. (kuva: Shutterstock)

 

Kulukuri

Yrityksen rahatilanteeseen vaikuttavat myynnin määrä, myynnistä jäävä kate ja kustannukset. Kulukuri tarkoittaa sopivan tiukkaa taloudenpitoa. Huom! Sopivan, ei liian tiukkaa. Yrittäjän ei pidä nuukailla liikaa, sillä työvälineiden on oltava kunnossa, eikä ”ei oon” myyminen ajantasaisten välineiden tai ohjelmistojen puuttuessa ole pidemmän päälle kannattavaa. Sen sijaan useimmilla yrittäjillä on oma ”paheensa”, johon rahaa tulee huomaamatta syydettyä liiankin kanssa. Toiset ostavat suurilla summilla mainoslahjoja. Toiset sponsoroivat useampaa koululuokkaa ja urheiluseuraa. Jotkut maksavat tuhansilla euroilla erilaisia jäsenmaksuja. Vieläkin tärkeämpää on huolehtia siitä, ettei yrityksellä ole liian suuria kiinteitä kustannuksia. Muuttuvien kustannusten kanssa vielä yleensä pärjää, koska ne kohdentuvat yleensä hyville myyntikuukausille, mutta kiinteät kulut on maksettava myös silloin, kun ei ole yhtään asiakasta. Mikäli omasta kirjanpidon raportista ei  saa tolkkua, mihin rahat ovat kuluneet, kannattaa pyytää apua kirjanpitäjältä ja käydä se yhdessä läpi. Aina kaiken ei tarvitse olla uusinta tai hienointa, eikä merkistä maksaminen kuulu etenkään aloittavan yrityksen pirtaan.

 

Hankintojen arviointi

Hankintoihin liittyvät asiat ovat toimialakohtaisia. Kannattaa pohtia, onko järkevää hankkia tarvittavat tuotteet tai materiaalit isoissa erissä, jolloin tuotteet voi saada edullisemmin, rahdissa voi tulla säästöjä ja saattaapa se olla myös ekologisempaa. Isojen erien maksaminen kannattaa ajoittaa hyville myyntikuukausille tai hyvän tilinpäätöksen päätteeksi, jolloin kassassa on rahaa ja lisäksi se pienentää toki myös arvonlisäveron maksamista. Toiminimi ja henkilöyhtiöt voivat myös hyödyntää toimintavarauksen. Joillakin toimialoilla on mahdollista kikkailla hankintojen tekemisellä silloin kun tuotteet ovat edullisia.

 

Toisaalta varastossa ei saa olla liikaa rahaa kiinni, sillä kassassakin tarvitaan rahaa. Lisäksi varastossa makaava tavara on yrityksen verotettavaa omaisuutta. Tuotteiden arvo harvemmin ainakaan nousee varastossa, vaan päinvastoin hävikki voi olla suurempaa, mitä suurempi varasto. Ja varastoimisellekin täytyy laskea hinta: se sitoo pääomaa, varastostakin on maksettava vuokraa tai lainaa, se on pidettävä lämpimänä/kylmänä, inventaari jne.

 

Hankintoja ovat myös esimerkiksi yrityksen käyttöomaisuushankinnat, kuten kalusteet ja työkalut. Toisinaan kaikkea ei ole järkevää, eikä mahdollistakaan ostaa, vaan niitä vuo myös vuokrata tai liisata. Näin yrityksen ei tarvitse sitoa niin paljon omaa rahaa kerralla, vaan maksut jaksottuvat tasaisemmin. Omaisuus ei myöskään kuormita  yrityksen tasetta.

 

Verojenkin kanssa voi harjoittaa kassanhallintaa. Esimerkiksi ennakkoveroja kannattaa tarkastella säännöllisesti yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Mikäli usein käy niin, ettei arvonlisäveron maksamiseen tunnu olevan rahaa, sen voi siirtää ”turvaan” toiselle pankkitilille heti rahan saavuttua. Ja arvonlisävero maksetaan sitten aina tuolta toiselta tililtä, eikä sinne ole muuta asiaa. Kassabudjetti näyttää myös arvonlisäverojen maksut ennustetun myynnin mukaisesti. Ja huom! Verottajankin kanssa on mahdollista neuvotella, mutta se on syytä tehdä ennen kuin verot ovat erääntyneet. (kuva: Shutterstock)

 

Laskuttaminen

Laskujen laatiminen vaikuttaisi olevan yllättävän monelle pienyrittäjälle joko vastenmielistä puuhaa tai sitten se jätetään muuten vaan kiireisessä arjessa tärkeysjärjestyksessä viimeisten asioiden joukkoon. Laskuttaminen on kuitenkin yksi tärkeimmistä asioista, jota yrittäjän tulee tehdä, jotta yritykselle kertyy tuloja. Laskuttamiseen liittyviä kassanhallinnan keinoja ovat esimerkiksi:

  • Laskuttamisen säännöllisyys
  • Maksuaikojen pitäminen lyhyenä
  • Ennakkomaksu tai laskuttaminen vaiheittain työn edistyessä (esim. 30% projektin alussa, käsiraha..)
  • Käteismyynti yksityishenkilöille/tietyille asiakkaille
  • Saatavien perintä tarvittaessa
  • Asiakkaan kannustaminen nopeaan maksamiseen (esim. maksuehto, jossa asiakas saa alennusta, kun maksaa 10 vrk:n sisällä)
  • Töiden ajoittaminenkin on tavallaan kassanhallintaa. Jos yrityksellä on mahdollisuus sopia pitkäaikaisten projektitöiden kestosta, ne voidaan pyrkiä aloittamaan limittäin, jolloin laskusta voi tehdä tasaisemmin pitkin tilikautta, parhaimmillaan jokaisena kuukautena. Tietyissä tapauksissa myös asiakasta voi kannustaa tekemään tilaus hiljaisena aikana (esim. alennuksen avulla)

 

Se mistä yritys saa nopeasti rahaa tiukan paikan tullen, on kokonaan oman kirjoitelman aihe. Jos yrittäjällä tai yrityksellä on maksuvaikeuksia, rahoittajat saattavat laittaa rahahanat kiinni ja joustot maksujen suhteen niin verottajan, kuin tavarantoimittajienkin suuntaan vaikeutuvat huomattavasti Tällöin ei ole enää kyse vain kassanhallinnasta, vaan maksuvaikeuksista selviytymisestä. (kuva: Shutterstock)

 

Rahoitus

Yrityksille on tarjolla monenlaisia joustavia rahoituksen keinoja kassanhallintaan. Tässä muutamia esimerkkejä:

  • Factoring tai laskusaatavarahoitus on palvelu, jossa yritys voi myydä myyntisaatavat rahoitusyhtiölle. Rahoitusyhtiöstä riippuen yritys saa rahat tai osan rahoista heti tai ainakin laskun eräpäivää nopeammin. Rahoitusyhtiö toki veloittaa palvelusta. Maksu on yleensä tietty prosenttiosuus laskun loppusummasta. Rahoitusyhtiö myös kantaa riskin ja perii saatavan tarvittaessa asiakkaalta.
  • Tililimiitti antaa joustoa yrityksen pankkitilille. Limiitin avulla tili voi mennä laillisesti miinukselle, jos tilillä ei riitä rahat laskujen maksamiseen. Ja tili palaa plussalle kun tilille tulee riittävästi rahaa. Limiitti on käytettävissä tarpeen mukaan. Limiitistä pankki veloittaa koron.
  • Yrityksen voivat tehdä suuren osan hankinnoista myös leasingrahoituksella. Auto, kopiokone, toimistokalusteet tai vaikka kuntosalilaitteet ovat nykyään usein leasinglaitteita. Tällöin nämä eivät ole yrityksen omaisuutta, eivätkä kuormita tasetta (josta yritystä verotetaan), eikä hankintoja varten myöskään tarvitse ottaa lainaa. Useisiin leasingsopimuksiin on liitettävässä huoltosopimus, jolloin avainsanaksi nousee helppous. Myös osamaksu voi olla toisinaan hyvä vaihtoehto.
  • Lainan maksueristä sopiminen tai tiukan paikan tullen lainan takaisinmaksun lykkääminen.
  • Ja toki perinteinen kertalainakin (pankki, Finnvera) on kassanhallintaa.

 

Yrityksen tilillä olisi hyvä olla käyttöpääomaa 2-3kk kustannusten verran. Aivan kuten yksityishenkilönkin tilillä olisi hyvä olla rahaa muutaman kuukauden elämisen kulujen verran. Puhutaanko sitten pesämunasta, backupista vai käyttöpääomasta; termillä ei ole väliä. (kuva: Shutterstock)

 

Hintojen tarkistaminen

Hinnoittelu ei ehkä ole virallisesti kassanhallinnan keino, mutta pidän tätä yhtenä tärkeimmistä asioista, joita yrittäjän tulisi toisinaan tarkastella: Myytkö oikealla hinnalla? Ovathan kaikki kustannukset varmasti huomioitu? Siis myös yritystoiminnan yleiset kustannukset, joita ei voida suoraan kohdentaa tälle kyseiselle tuotteelle/palvelulle. Entä keskeytykset? Asiakkaan kanssa asioiden ”vääntäminen”? Kaikki etukäteissuunnittelu?

 

Jostakin syystä yrittäjät yleensä kertovat hintansa olevan oikealla tasolla, mutta silti heillä on aina hurjasti töitä ja oma palkka jää siihen nähden alhaiseksi. Jossakin on silloin jokin asia pielessä. Mihin kaikki aika kuluu? Miksei laskuun voi sisällyttää kaikkia kustannuksia? Arvostaako asiakas eri asioita, kuin yrittäjä? Miksi yrittäjä myy halvalla hyvää? Tai ehkä pikemminkin liian halvalla liian hyvää?

 

Yritystoiminnan tarkoitus ei ole tappaa yrittäjää työn määrällä. Kiireisiä aikoja on varmasti kaikilla ja yritystoiminnan alussa tietynlainen paine pakottaa tekemään hullun lailla töitä. Yritystoiminta tulisi kuitenkin saada vakiinnutettua muutaman vuoden kuluessa. (kuva: Shutterstock)

 

Riittävä asiakasmäärä

Tämäkään ei ole virallinen kassanhallinnan keino, vaan pikemminkin yksi liiketoiminnan perusedellytyksistä. Yrityksellä on oltava riittävästi maksavia asiakkaita, tai muutoin sillä ei ole enää mahdollisuutta jatkaa toimintaa. Asiakkaita on lisäksi hyvä olla useampia, vaikka monesti kourallinen asiakkaita tuokin suurimman osan myynnistä. Mikäli asiakkaita tai päämiehiä on vain yksi, yrittäjä saattaa pudota tyhjän päälle, mikäli sopimus ei syystä tai toisesta jatkukaan.

 

Monella pienellä yrityksellä ei ole riittävää määrää asiakkaita, ja suurin syy löytynee näkyvyyden puutteesta. Potentiaalisia asiakkaita olisi olemassa, mutta nämä eivät yksinkertaisesti tiedä yrityksen olemassaolosta. Mikäli yritys ei markkinoi oikeissa kanavissa ja tee myyntityötä, yritys saattaa jäädä totaalisesti pimentoon.

 

Kokeneet yrittäjät neuvovat aloittelijoita myymään kiireisenä aikana hiljaiselle ajalle. Tämä on helpommin sanottu kuin tehty. Mutta ellei näin tehdä, hiljainen aika on todellakin hiljainen. Kassabudjetin avulla oman toimialan vuodenkierron huippukohtia ja taantumia voi olla helpompaa ennustaa. Tärkeää olisi myös ajoittaa markkinointi- ja myyntitoimet oikein.

 

Yrittäjän palkkajousto

Yksi pienyrittäjän ehkä itsestään selväkin kassanhallinnan keino on se, että yrittäjä ei nosta itselleen palkkaa hiljaisina aikoina – tai palkka on ainakin pienempi kuin hyvinä kuukausina. Tällaista joustoa yrittäjä joutuu yleensä tekemään halusi tai ei, sillä ellei yrityksen tilillä ole rahaa, niin eipä sieltä palkkaakaan makseta. Työntekijälle sen sijaan on maksettava palkka keinolla millä hyvänsä.

 

Tämä edellä oleva listaus ei välttämättä ollut kaiken kattava, mutta tässä on ainakin esimerkkejä oikeasta yrittäjän elämästä, millä toimilla yrittäjä voi sompailla epätasaisten tulojen ja kulujen kanssa. Jos yritys pärjää alkuvaiheen kuolemanlaakson yli, yrittäjä seuraa aikaansa ja kehittää toimintaansa ympäristön vaatimaan suuntaan, ovat yrityksen selviytymisen ja menestymisen mahdollisuudet vuosi vuodelta paremmat. Kassanhallinnan keinotkin muuttuvat yrityksen elinkaaren eri vaiheissa. Pohdithan omalle toimialallesi ja liiketoiminnallesi parhaiten sopivat keinot. Ennen kaikkea: ennakoi! Mistä tahansa maksuista on mahdollista saada joustoa, kun pyytää hyvissä ajoin maksuaikaa ja on myös saamansa luottamuksen arvoinen eli maksaa laskunsa ennen niiden erääntymistä.

 

Jaa artikkelia

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Kommentit

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *