Tarjouksen tekeminen

Tarjouspyyntö-sana tulee vastaan monella alkavalla yrittäjällä. Asiakkaat haluavat kustannussyistä vertailla hintoja ja julkisella sektorilla ja projekteissa hintavertailu on usein pakollistakin tiettyjen rahasummien ylittyessä. Hankintojen hintoja vertaillaan, mutta samalla selvitellään myös muita mahdolliseen tulevaan kaupankäyntiin liittyviä asioita, kuten toimituksen sisältöä, toimitusaikaa, maksuehtoja ja laatua. Hinta ei ole aina valintaperuste, vaikkakin sillä onkin usein suuri(n) painoarvo. Miten tarjous laaditaan ja mitä on osattava ottaa huomioon?

Kun yrittäjä on tekemässä isompaa hankintaa, hänen kannattaa pyytää 3-5 toimijalta tarjoukset. Vertailua helpottaa, mikäli tarjous on pyydetty selkeästi. Jos tarjous on ympäripyöreä, on mahdollista että tarjouspyynnön jättäjät tulkitsevat pyyntöä omalla tavallaan, jolloin vertailu hankaloituu. (kuva: Pixabay)

Suositus on, että niin tarjouspyyntö, kuin vastaus tarjoukseen annetaan kirjallisesti tai vähintäänkin sähköpostitse. Suullinenkin tarjous on sitova, mutta ongelmatilanteissa tai tulkintaepäselvyyksissä suullisesti sovittuihin asioihin on mahdotonta palata jälkeenpäin. On molempien osapuolten etu, että tarjous ja mahdollinen sopimus ovat kirjallisia.

Tarjous on aina sitova, joten tarjouksia ei kannata heitellä ilman harkintaa, sillä mikäli asiakas hyväksyy tarjouksesi, se on toteutettava antamillasi ehdoilla. Toisinaan tarjous voi mennä läpi sellaisenaan, toisinaan tehdään vastatarjous tai muuten neuvotellaan ja hierotaan tarjouksen sisältöä. Tarjous on loppukädessä myynnin väline ja tärkeä osa kaupan kotiuttamista. 

 

Kun vastaat yrittäjänä tarjouspyyntöön, vastaa vähintäänkin tarjouspyynnössä pyydettyihin asioihin ja halutessasi voit toki kertoa enemmänkin. Tarjouksen tekninen sisältö ei juuri eroa laskusta tai sopimuksesta. Tarjouksessa on syytä näkyä ainakin nämä asiat:

  • tarjouksen antajan ja saajan tiedot
  • maininta, että kyseessä on tarjous
  • tarjouksen jättöpäivä ja viimeinen voimassaolopäivä
  • mitä tarjous koskee, mitä myyt (sisältö tarvittaessa eriteltynä)
  • toimitusehdot
  • maksuehdot
  • muut mahdolliset ehdot

Tarjouksen laatimiseen on tarjolla valmiita pohjia tai sellaisen voi helposti laatia itsekin. Eikä kaikkiin tarjoukseen välttämättä tarvita edes erillistä lomaketta, vaan sähköpostikin riittää. 

 

Julkisen sektorin tarjouspyyntöjä voit hakea esimerkiksi Hilmasta tai Pienhankintapalvelusta. Julkisissa hankinnoissa liikkuu Suomessa vuositasolla 35 miljardin euron edestä rahaa, joten kyse ei ole mistään nappikaupasta. Julkisiin tarjouskilpailuihin vastaaminen on usein byrokraattista, tarkkaa ja aikaa vievää, sillä osallistujan on täytettävä useita lomakkeita liitteineen. On oltava jos jonkinlaista selvitystä ja vakuutusta. Apua on saatavilla alueen hankinta-asiamieheltä.
 
Tarjouksen tekninen sisältö noudattaa tiettyä kaavaa.  Sisältö sen sijaan on vapaamuotoisempi. Hinnoittelu lienee yksi hankalammista tarjoukseen liittyvistä asioista. Tarjouksen tekeminen on erittäin tärkeä osa kaupankäyntiä. Osallistumalla tarjouskilpailuihin voi saada merkittäviä asiakassuhteita. Mutta toisaalta nykyään vaikuttaa siltä, että aivan kaikki kilpailutetaan, joten yksittäiselle pienyrittäjällekin voi sadella enemmän tarjouspyyntöjä, kuin mihin hän ehtii vastaamaan. On huonon asiakaspalvelun merkki, ettei vastaa yhteydenottopyyntöihin.

 

Kaikkia tarjouksia ei kuulukaan saada. Mutta toisaalta siitäkin voi huolestua, ellei saa yhtään tarjoustaan läpi. Yleensä tarjous jää saamatta hinnan vuoksi. Kilpailuilla toimialoilla hinta onkin usein ainoa tekijä, joka erottaa yrittäjät toisistaan. Laadulla on tällöin mahdotonta kilpailla. Entä jos itse haluaa pitää tason ammattimaisena, asiakkaan tai loppuasiakkaan tyytyväisenä ja aidosti ja oikeasti huolehtii siitä, että palvelusta on asiakkaalle hyötyä, mutta asiakas haluaa palvelun niin edulliseen hintaan, ettei tämä ole mahdollista. Vaihtoehtoja on kolme:

  • luovut tästä (ja ehkä useista muistakin) potentiaalisista asiakkaista
  • lasket omaa rimaasi eli tarjoat vähemmän laadukasta ja karsit sisältöä
  • ylipalvelet omalla kustannuksellasi

Mikään näistä vaihtoehdoista ei tunnu miellyttävältä sellaisen yrittäjän mielestä, joka on linjannut toimintansa laadukkaaksi.

 

Tarjouksen tavoitteena on kauppa. Hintaan vaikuttavat lukuisat eri asiat. On otettava huomioon palvelun tuottamisen kustannukset muuttuvine ja kiinteine kuluineen, yrityksen voittotavoite, brändi tai laatumielikuva ja markkinoiden hintataso. Miten asemoit oman yrityksesi markkinoilla? Mikäli hintoja poljetaan, voi mieleen hiipiä ajatus, olenko ollenkaan oikeilla markkinoilla? (kuva: Stocksnap)

 

Jokainen yrittäjä lienee kuullut sanan strategia. Ellei vielä tiedä, mitä strategia tarkoittaa, se selviää esimerkiksi lukemalla aiheesta hyvän kirjan. Yksi klassikko on Sinisen meren strategia. Tiiviisti kuvattuna on kahdenlaisia strategioita:

  • Punaisen meren strategia tarkoittaa hyvin kilpailtua toimialaa, jossa yrittäjällä ei ole kovin suurta menestymisen mahdollisuutta. Toimijoita on paljon ja yritysten liikeideat ja strategiat toistavat toisiaan.
  • Sinisen meren strategia on jotakin uutta; kokonaan uusi markkina-alue tai kehittyneempi, paranneltu versio jo olemassa olevasta tuotteesta tai palvelusta.

Ja jokainen yrittäjä varmasti pohtii, miten pääsisi eroon punaisesta merestä ja verisestä kilpailusta, johon liittyy juuri vaatimus bulkista ja hinnan polkeminen. Mikäli palvelu- tai laatutasosta tinkiminen ei sovi yrittäjän pirtaan, ei auta muu kuin luopua asiakkaasta. Tai antaa ”satasella tonnin panostus”, joka sekään ei ole kauaskantoinen tie.

 

Omalla kohdallani tiedän olevani yrittäjäkoulutusten rautainen ammattilainen. Olen työskennellyt niin oppilaitoksissa kuin yrittäjänä jo useiden tuhansien yrittäjien kanssa. Koska kyse on niinkin tärkeästi asiasta, kuin toisen henkilön elinkeinosta, en halua lähteä polkemaan yrittäjäkoulutusten hintaa alaspäin. Minulle on ehdotettu yhteistyötä niin edullisella hinnalla, että olen joutunut kieltäytymään ilman minkäänlaista harkintaa. Ja olen osallistunut tarjouskilpailuihin, joissa tarjoustani ei ole hyväksytty, koska aina löytyy niitä, jotka tarjoavat palveluaan halvemmalla.

 

Oppilaitosmaailmassa olen aina harmitellut sitä,  että yrittäjyyttä opettavat henkilöt, joilla ei ole a) yrittäjäkokemusta tai b) edes koulutusta eli osaaminen puuttuu. Oppilaitosjohto ei pidä yrittäjyyttä tärkeänä, jos sitä opettaa joku ilman osaamista. Kuka tahansa voi olla kannustava ja innostava, mutta kun puhutaan oikeasti yrityksen perustamisesta ja toisen henkilön elinkeinon suunnittelemisesta, ei sitä voi tehdä ilman osaamista. Silti minulle on ehdotettu, että mitä jos tekisin esimerkiksi näille opettajille tukimateriaalia, jotta he selviäisivät työstään. Tämä sotii omia periaatteita vastaan. Miksi haluaisin, että yrittäjyyttä opettavat henkilöt, jotka eivät ole sen alan ammattilaisia? Toisaalta jos markkinat toimivat näin, olisiko helpointa lopettaa pään hakkaaminen seinään ja tehdä sitä mitä toivotaan? Kyllähän siitäkin maksetaan. 

 

Sama tilanne on monella muullakin yrittäjällä. Miksi korjaamo välittäisi varaosia ja antaisi ohjeita tee-se-itse-miehille, kun varsinainen liikeidea on niemenomaan korjaamotoiminta, jottei osaamattoman asiakkaan tarvitse huoltaa koneitaan itse? Antaako oma ammattiylpeys myöten myydä sen sijaan ammattimaisia neuvoja amatööreille? Vai onko kyse uuden markkina-alueen löytämisestä? Mikäli markkinoilla näyttää olevan kysyntää tällaiselle, voisiko tämä olla vakavasti otettava toimintamalli? Joskus strategian hiominen tai uudelleenrakentaminen voi tuoda entistäkin suuremmat markkinat. 

 

On tahoja, jotka eivät koskaan tule ostamaan sinulta laadukasta, mutta ehkä hinnaltaan kalliimpaa palvelua. Nämä ovat juuri niitä tahoja, jotka haluavat ostaa halvalla tai tehdä itse. Heille määrä tai hinta on tärkeämpää kuin laatu. Joten jos pidät tiukasti kiinni omasta liikeideastasi ja hinta-laatusuhteestasi, et tule koskaan saamaan tätä kohderyhmää asiakkaiksesi. Jos tämä on vieläpä suuri joukko potentiaalisia asiakkaita, voisitko harkita muuttamasi strategiaasi tai liikeideaasi? Olisiko sinulla heille jotakin tarjottavaa?

 

Yrityksen strategian laatimista on verrattu shakkipeliin. On huomioitava monta eri tekijää, kuten ovelat ja osaavat vastapelurit. On osattava hyödyntää onnenkantamoiset ja sattuma. Niin shakinpelaamisessa, kuin yrittäjyydessä kehittyy tekemällä. (kuva: Stocksnap)

Tämä aihe on nyt pinnalla, koska olen laatinut aivan vastikään useita tarjouksia aivan samasta palvelusta. Kaikissa palvelun sisältö on sama ja hinta on sama. Hävisin yhden, koska muut tarjosivat huomattavasti paljon halvemmalla. Ensireaktioni oli, että en voi uskoa, miten edullisesti kanssayrittäjät tarjoavat tätä palvelua. Tiedän, etten ole markkinoiden kallein, mutten halvinkaan. Mutta että NOIN halvalla! En voinut edes harmitella tarjouskilpailun häviämistä, koska nopealla laskutoimenpiteellä laskin, että sillä hinnalla mitä useampikin kollega tarjosi palvelua, olisin hävinnyt jopa kymmeniä tuhansia euroja vuodessa. Ja kaikki nämä toimijat ovat myöskin tietoisia kustannuksistaan ja alan hintatasosta, joten joko he vain haluavat referenssejä ja liikevaihtoa tai sitten he tarjoavat bulkkia edullisilla tuotantokustannuksilla.

 

Pelkän liikevaihdon vuoksihan ei kannata lähteä tarjoamaan yhtään mitään. Vaikka yrittäjiltä kysytään usein liikevaihtoa, sillä ei loppukädessä ole merkitystä. Vain tuloksella on merkitystä. Ja jos tuottaa laatua, ei yksinkertaisesti voi lähteä polkemaan hintaansa. On syytä laskea tarkasti, millä hinnalla pystyy palvelun tuottamaan ja myös pitää siitä kiinni, ellei aio muuttaa strategiaansa ja lähteä kilpailemaan hinnalla. Ja bulkissahan ainoa ero kilpailijoihin onkin juuri hinta. Aina löytyy joku, joka tarjoaa palveluaan vielä edullisemmin, joten se on vaarallinen kilpailukeino.

 

Kuten aiemmin totesin, tarjouksen tekemisen on elintärkeä taito monelle yrittäjälle. Myös teollisuudesta tuttua jälkilaskentaa on syytä harjoittaa. Jälkilaskennalla tarkoitan sitä, että seurataan toteutuneita kustannuksia ja verrataan niitä tarjoukseen. Moni yrittäjä ei tätä tee, ja toisinaan jälkilaskennan tekeminen onkin haastavaa – etenkin asiantuntijapalvelun tuottamisessa. Itse olen tietoinen kustannuksistani, ja tarjouksen häviäminen ja kollegoiden hintojen tietäminen ei saa aikaiseksi reaktiota, että ensi vuonna madallan hintojani, jotta voitan tarjouksen itselleni. Päinvastoin; haluan pitää valitsemastani tasosta kiinni ja on myös asiakkaita, jotka eivät halua polkea hintaa.

 

Ei halvalla myyminen ole automaattisesti huono valinta. Se on aivan mainio toimintamalli, jos pystyt myös tuottamaan palvelun halvalla ja sinulle jää siitä riittävä kate. Mutta jos myyt asiantuntijapalvelua ja korkeaa osaamista, hinta ei voi olla ainoa kilpailutekijä. Yrittäjän on tunnettava oma toimialansa ja markkinansa. Eli hintatasokin on oltava tiedossa.

 

Mistä sitten tietää, millä hinnalla muut myyvät? Voit osallistua tarjouskilpailuihin ihan vaan selvittääksesi muiden hintatason. Julkisissa tarjouskilpailuissahan hyväksyttyjen tarjousten hinnat ovat julkisia. Voit vaikka laskea oman hintasi tarkoituksellisen korkeaksi, jottei sitä hyväksytä, ellet ole aidosti halukas myös sitoutumaan tarjoukseesi. Myös asiakkaat kertovat usein pyytämättäkin toisten tarjoajien hinnoista ja toimintatavoista. Sinun ei tarvitse kuin pitää korvat auki, niin kuulet paljon ilman sen kummempia analyyseja ja selvityksiä.

 

Tarjouksen tulee olla myös myyvä. Sen tulee herättää asiakkaan kiinnostus. Moni yrittäjä käyttää tarjouksessa vakiopohjaa, joka voi olla myös vaikkapa PowerPointille laadittu. Usein esitys sisältää taustoja, referenssejä ja muuta asiakkaan vakuuttelua siitä, että minut kannattaa valita. Hinta ja muut ehdot saattavat jäädä (ehkä tarkoituksellakin?) kaiken muun myyntijargonin jalkoihin.

 

Hyvä tarjous

  • täyttää juridiset ehdot
  • on selkeä: asiakas tietää, mitä saa jos hyväksyy tämän tarjouksen – ja samoin myyjä tietää, mihin sitoutuu
  • johtaa sopimukseen

 

Tarjouksen tekemiseen pätee samat lainalaisuudet kuin muihinkin yrittäjyyteen liittyviin töihin: tekemällä oppii. Usein asiakas neuvoo vasta-alkajaa. Asiakas saattaa pyytää tarjoukseen lisäehtoja, jolloin alkava yrittäjä huomaa, että nämä on siellä syytä mainita jatkossakin. Tai myöhemmin voi ilmetä aukkoja, jotka on syytä jatkossa huomioida. Myös hinta muovautuu oikealle tasolleen. Alkava yrittäjä polkee helposti hintojaan. Asiakkaan ei välttämättä tarvitse edes tinkiä, vaan yrittäjä tekee sen ihan oma-aloitteisesti pyytämättä. Hinta ei ole ongelma silloin kun yrittäjä voi itse suoraselkäisesti seisoa tuotteensa ja hintansa takana. Kaikkia asiakkaita ei ole tarkoituskaan saada.

Jaa artikkelia

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Kommentit

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *